Ana Oliveira

O nosso sistema jurídico prevê a distinção entre associações com e sem personalidade jurídica.

As associações sem personalidade jurídica assentam o seu funcionamento na organização informal, sendo os seus associados co–responsáveis pelos seus actos (art. 195.0, n.01 e seguintes do Código Civil).

As associações com personalidade jurídica assentam o seu funcionamento numa organização formal, consistindo numa pessoa colectiva, personalidade essa que foi no caso da ATD adquirida pela via notarial, pelo que se enquadra neste grupo.

As formalidades iniciais de constituição de uma associação foram, no caso da ATD, e ainda que nalguns casos tardiamente, cumpridas, a saber:

1)      Uma primeira acta de constituição e aprovação dos estatutos,

2)      A Inscrição no Registo Nacional de Pessoas Colectivas, através de impressos próprios (modelos 10 e 11), apresentados directamente nos serviços de recepção do RNPC,

3)      Escritura Pública da constituição da associação em Cartório Notarial (devendo posteriormente remeter-se ao Registo Nacional de Pessoas Colectivas uma cópia da escritura acompanhada novamente do impresso – Modelo 10, devidamente preenchido para que então seja emitido o cartão definitivo,

4)      Uma segunda acta de Eleição dos Órgãos Sociais,

5)      O Início da Actividade Fiscal.

No entanto, assume especial importância à luz do ordenamento jurídico português o conteúdo dos estatutos de uma associação constituída nestes termos, uma vez que as normas estatutárias são o primeiro enquadramento jurídico de uma associação, e revela-se apenas necessário recorrer à legislação em vigor, quando as mesmas são omissas.

Assim, e antes de mais, é de fulcral importância proceder, através da elaboração de uma acta com data de 2009, à alteração dos estatutos para que os mesmos assumam um texto mais consolidado, salvaguardando juridicamente todos os interesses da ATD e reforçando os poderes do Conselho…,em termos a desenvolver adiante.

Tal acta, a Acta n.º 3, e os novos estatutos por esta aprovados devem respeitar a obrigatoriedade legal da existência de três órgãos na associação, o executivo ou de administração, o fiscal e a assembleia, pelo que a associação deve ter no mínimo 9 associados, 3 em cada um dos órgãos. No entanto tal número deve, a nosso ver, ser simultaneamente um número mínimo e um número máximo, para facilitar a organização e prevenir futuros litígios que por vezes ocorrem com a abundância de cargos associativos.

O Primeiro Regulamento Geral Interno deve, em tempo próprio, ser aprovado em Assembleia Geral.

A Direcção

A Direcção é um órgão colegial composto por um número ímpar de titulares, sendo que no caso da ATD pode constituir-se designadamente por um presidente, um tesoureiro, um secretário e dois vogais.

A este órgão, de carácter executivo, compete gerir a associação e tomar as decisões relativas ao seu funcionamento, tais como admitir os associados efectivos, elaborar anualmente o relatório e as contas do exercício, elaborar o plano de actividades e o orçamento para o ano seguinte, assegurar a organização e o funcionamento dos serviços, gerir os recursos humanos da associação, zelar pelo cumprimento da lei, dos estatutos, dos regulamentos e das deliberações da Assembleia Geral.

A periodicidade das reuniões ordinárias da Direcção e a forma de convocação das suas reuniões extra-Ordinárias são definidas nos estatutos ou no regulamento interno, não existindo regras que definam a sua obrigatoriedade anual.

Cabe ainda à Direcção, designadamente ao Presidente e ao Secretário, gerir administrativamente a Associação, tarefa essa que é em muito simplificada por uma organização, desde já sugerindo que sejam organizadas pastas para:

-correspondência e assuntos pendentes;

-minutas;

-fundo de maneio e informações bancárias e contabilísticas;

-base de dados dos associados, mensalmente actualizado com os pagamentos liquidados ou em falta das quotas;

-documentação da constituição da Associação (Dossier com Escritura Pública, Diário (da República) Oficial onde foram publicados os Estatutos, cópias das primeiras actas, cópia de Regulamento Interno, etc.);

-contratos vários (títulos de propriedade, arrendamento(s), cartão de pessoa colectiva, água/luz/telefones, seguros, etc.).

– Registo com toda e qualquer entrada ou saída de dinheiro, sendo que dinheiro pessoal e o da associação nunca se devem misturar, por forma a garantir uma boa gestão.

Quanto à metodologia a adoptar para a elaboração de actas da direcção desde já se sugere:

Devem as actas registar todos os factos importantes e o resultado das discussões, mas os detalhes das discussões em causa e a conversa irrelevante devem ser omitidos.

Na introdução da acta devem constar: dia/hora, local, presenças, ordem de trabalhos.

Seguidamente, surgirá o relato dos trabalhos, das propostas apresentadas e o respectivo resultado das votações, bem como as declarações de voto quando existirem.

Finalmente deve esta ser apresentada ao presidente para aprovação, podendo ser depois duplicada e entregue a cada membro da Direcção.

Deve também ser reduzida a escrito em livro próprio para o efeito e depois assinada pelos membros que estiveram presentes. Este livro é constituído, normalmente, por cinquenta ou cem folhas, todas numeradas sequencialmente e rubricadas pelo presidente. Tem também um termo de abertura e um termo de encerramento.

Adicionalmente acrescentamos que todas as organizações, por muito pequenas que sejam, devem apresentar um relatório anual, onde são indicadas as iniciativas tomadas durante o ano e que é proposto à aprovação dos associados no decurso da Assembleia Geral Ordinária.

Conselho Fiscal

O conselho fiscal é um órgão colegial constituído por um número ímpar de titulares, no mínimo, por três elementos, dos quais um é o presidente e os outros dois vogais ou um secretário e um relator.

Trata-se de um órgão fiscalizador, o qual está incumbido de zelar pelo cumprimento dos estatutos e da lei em vigor, ao nível da actividade administrativa e financeira da associação, particularmente:

-examinar a escrituração e os documentos;

-dar parecer sobre o Relatório e Contas do exercício, bem como sobre o Plano de Actividades e Orçamento para o ano seguinte;

-dar parecer sobre quaisquer assuntos que os outros órgãos associativos submetam à sua apreciação;

-verificar o cumprimento da lei, dos estatutos e dos regulamentos.

Planeamento anual

Os Estatutos e/ou o Regulamento Geral Interno de uma associação definem a forma de apresentação, discussão e votação daquilo que se designa de instrumentos de gestão, em Assembleia Geral. Assim, na Acta n.º 3 deverá definir-se, em alteração de estatutos e elaboração de regulamento interno que a Assembleia Geral reunirá ordinariamente:

-Até ao fim do mês de Fevereiro de cada ano, para apreciação, discussão e votação do Relatório e Contas da Direcção e o respectivo parecer do Conselho Fiscal, bem como para apresentação, discussão e votação do Plano de Actividades e Orçamento da associação para o ano seguinte.

Ressalvamos que isto se trata de uma mera sugestão, uma vez que os instrumentos de gestão variam de associação para associação, tendo em conta a vida de cada uma delas, pelo que não há lugar a padrões rigorosos.

Quanto ao Orçamento e o Plano de Actividades devem indicar aos associados o que se pretende realizar no ano seguinte, tendo por base o planeamento que foi realizado e os recursos que serão despendidos.

O plano de actividades consiste num documento onde consta a estratégia que foi definida, e deve conter uma parte de Introdução onde a associação faz uma breve abordagem dos pontos mais importantes que o documento vai focar. Depois, o ponto relacionado com a Administração onde se estabelece a estratégia que vai ser seguida.

Tais procedimentos têm lugar em sede de Assembleia Geral.

Da convocação da Assembleia geral

Os objectivos das reuniões da Assembleia Geral consistem em apreciar os relatórios das actividades efectuadas no ano anterior, aprovar os relatórios de contas, planear o trabalho a fazer nos anos seguintes, eleger os órgãos sociais e aprovar sugestões relativas à política e actividades futuras.

As convocatórias para as reuniões da Assembleia Geral dependem de factores que estão relacionados com a dimensão da associação, com a maior ou menor dispersão das moradas dos sócios, com o meio ambiente onde está inserida, etc.

Assim, a título exemplificativo, podem ser considerados:

-a viso aos associados, por correio, e aviso por anúncio num órgão da imprensa local;

– através de boletim próprio

– Por afixação nas instalações;

A antecedência mínima para os avisos deve ser de 8 dias, devendo a convocação indicar o dia, hora, local da reunião e a respectiva ordem de trabalhos.

Só serão válidas as deliberações tomadas sobre matéria estranha à ordem do dia, se todos os associados comparecerem à reunião e todos concordarem.

A assembleia não pode deliberar, em primeira convocação, sem a presença de pelo menos metade dos seus associados, sendo que esta é uma alteração que sublinhamos ser fundamental aos estatutos que presentemente vigoram na ATD, que exigem um quórum de três quartos.

Tradicionalmente, a ordem de trabalhos normalmente compõe-se pelos seguintes pontos:

Ponto 1 – Desculpas por Ausência

O presidente da Mesa é quem habitualmente preside à reunião. Numa organização pequena pode ser conveniente mencionar todos aqueles que enviaram pedidos de desculpa por não se encontrarem presentes.

Ponto 2 – Acta da última Reunião

Por vezes é prática fazer circular uma cópia da acta juntamente com o relatório anual imediatamente a seguir à reunião a que se referem. Assim, não é necessário lê-la novamente na reunião seguinte. Em muitos casos, o presidente da Mesa considera a leitura da acta da reunião feita no ano anterior uma simples perda de tempo, dado que os actuais membros já nem sequer são necessariamente os mesmos que a ela assistiram e pede, portanto, autorização para que se considere lida a referida acta. Qualquer que seja o método adoptado, a acta deve ser formalmente aprovada na reunião, assinada e datada pelo presidente.

Ponto 3 – Discurso do Presidente da Mesa

O ponto seguinte da ordem de trabalhos corresponde ao discurso do presidente. O presidente deve dar uma ideia geral do trabalho realizado no ano transacto, deixando os factos e os números para os relatórios. Contudo, deve-se ter o cuidado de evitar repetições desnecessárias em relação aos mesmos.

Ponto 4 – Apresentação do Relatório Anual

Em seguida, é a vez da apresentação do relatório. Depois desta apresentação, cabe ao presidente da Mesa desencadear o mecanismo para o esclarecimento de dúvidas e comentários que conduzirá à apresentação da moção que será votada.

Ponto 5 – Aceitação do Relatório

A partir deste momento os participantes encontram-se informados sobre o que se realizou no ano anterior, sendo que para o efeito tiveram oportunidade para se prenunciar sobre o trabalho desenvolvido, encontrando-se agora em condições de contribuírem de modo mais efectivo para a planificação do ano ou dos anos que se seguem.

Obrigações perante o Estado:

Segurança Social:

A Associação encontra-se adstrita às normais regras de entidade patronal de trabalhadores por conta de outrem, devendo comunicar o início de actividade dos mesmos e fazendo os competentes descontos.

Autoridade tributária:

As associações e fundações são sujeitos passivos de IRC, sendo tributadas pelo rendimento global.

Tal rendimento apura-se através da soma dos rendimentos das diversas categorias consideradas para efeitos de IRS e, bem assim, dos incrementos patrimoniais obtidos a título gratuito.

Quando estas entidades iniciam a sua actividade devem assinalar na declaração de inscrição no registo o campo correspondente ao regime de redução de taxa dado que este regime assume para estas entidades um carácter de estabilidade.

No caso de estas entidades auferirem exclusivamente quotas pagas pelos associados em conformidade com os estatutos, subsídios destinados a financiar a realização dos fins estatutários e incrementos patrimoniais obtidos a titulo gratuito destinados à directa e imediata realização desses mesmos fins e não estiverem sujeitos a tributação autónoma, estão dispensadas da entrega da declaração Mod.22. No entanto, não estão dispensadas da entrega da declaração anual/IES (anexo F).